無紙化會議系統運行在升降一體機內，具有會議管理平臺，整合多樣會議模式涉及的各個環節。可提供會前上傳議題資料，人員安排，簽到投票，個人會議紀要，電子白板，會議交流等多方面功能的實現。協助管理員對整個會議流程進行高效便捷的控制，構建各國與會人之間的有效技術交流，從而保證會商交流效果的高效體現、提高執行力度。

智能化會議室之無紙化會議系統以工作流技術為中心，為會議室所有參會人員提供了完整的資源分配和共享。具有先進性、靈活性、穩定性、高度安全性、規范性和可擴充性等。

先進性與靈活性

本系統選用先進、實用的技術和功能完善的智能會議產品，將會議內容流程化，組織召開培訓迅速、清楚、輕松會整各式資料。符合今后的發展趨勢。系統具有良好的開放性和兼容性，與未來擴展的設備具有良好的互聯性和互操作性。

成熟性與實用性

各子系統需采用已使用過并成熟可靠的產品，同時具有實用性，充分發揮每一種設備的功能和作用。系統操作方便，維護簡單，便于管理。

集成性與可擴展性

系統設計中充分考慮會議室的各系統集成性，確保無紙化系統總體結構的穩定。使用不同廠商，不同類型的先進產品，達到整個系統隨著技術的發展和進步，不斷得到充實和提高。

安全性與服務性

深刻理解會議室配套運行的設備和系統安全可靠的重要性，安全始終放在第一位置。系統支持設定會議資料瀏覽查看權限，根據實際需求，可隨時切換報告人員。會議結束后，自動會議過程打包并清除會議痕跡。不是授權最終權限的人員無法登入查看。

房間環境系統由房間的燈光（包括白熾燈、日光燈）、電動窗簾、會議桌椅、通風空調等設備構成，完成對整個房間環境、氣氛的改變。

會議室的布局非常重要，有了好的設備如果沒有好的環境一樣發揮不出它的完美效果!一般會議室會議桌采用純木色的色調比較自然高雅，更顯得精致亮麗。有些教室沒有窗口，不用遮光。最好會場控制臺上應安裝燈光控制器，以便根據會場需要對光照作相應的控制。

室內照明會直接影響LED顯示屏畫面顯示質量，會議室環境照度高低會使投射畫面對比度不一，畫面模糊。人長期處于光線較暗的壞境中，會帶來視覺系統的疲勞，影響會議交流質量。顯然壞境的照明與顯示媒體的亮度需要細心權衡，會場就一定要保證足夠的光照，這樣才能取得較好的視覺效果。

除了需要足夠的亮度，另外通風、溫度和濕度也要注意。在多人同時開會，通風不良會使二氧化碳的濃度増加，而且還會導致環境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會議室的溫度保持在20-25℃較為理想，相對濕度以30-60％之間為宜。